El teléfono roto: la comunicación durante la elaboración de proyectos

En mi primera entrada quería tratar el tema  de la comunicación y su importancia. Antes de comenzar me gustaría hacer un viaje a la infancia. En esta etapa de la vida,  raro es el niño que nunca ha jugado al teléfono roto. Aquel juego en que un mensaje se va transmitiendo de persona a persona al oído, hasta que finalmente se compara el mensaje inicial con el mensaje interpretado por la última persona que lo recibe. Ver la transformación que sufría el mensaje solía ser muy gracioso, quedando patente desde niños cómo no tenía nada  que ver lo uno con lo otro, el inicio con el final. Esto mismo traído al mundo adulto y laboral no resulta tan divertido, más aún cuando sucede en el entorno de creación de un proyecto en el que forman parte diferentes técnicos.

La comunicación es una forma de transmisión de información y en la elaboración de un proyecto, cuando tenemos un equipo multidisciplinar, juega un papel fundamental. Cada uno de los agentes implicados debería poder acceder a dicha información, aún más cuando determinados aspectos les afectan de manera directa. Cuando se trabaja en un entorno BIM, una de las cosas más importantes, si no es la más importante, es la gestión y dotación de información al proyecto. La prueba palmaria de ello es la “I” de las siglas BIM, la cual se refiere a Information. 

Toda vez sacada a la luz el alcance de la información, me gustaría exponer mi experiencia en lo relacionado con la comunicación entre las diferentes personas que componen el equipo que generará la documentación de un proyecto. Esta documentación es imprescindible que quede bien definida desde el inicio, tratando de solucionar los problemas sobre el modelo, y así, facilitar la ejecución de la obra. Todos los sujetos implicados en un proyecto (arquitecto, promotor, ingenieros, delineantes, etc) han de conocer cómo se está gestando el proyecto en todo momento, así como en qué fase se encuentra. Asiduamente, estos agentes proceden de diferentes ramas dentro del sector y rara vez se encuentran trabajando en el mismo espacio físico. Por tanto, las dos  vías de comunicación más habituales entre ellos, suelen ser el teléfono o el correo electrónico.

La práctica del teléfono limita la conversación a dos participantes (pocas personas utilizan las multillamadas), por lo que deberemos andar con pies de plomo si no queremos acabar envueltos en aquel divertido juego de la infancia. Para ello resulta imprescindible saber explicarse con claridad, ya que el mensaje puede ser entendido de múltiples maneras si no se concreta con exactitud, generando algún que otro disgusto. Además, este método tiene una pequeña gran pega, las palabras no quedan registradas, únicamente perviven en la mente del receptor, generándose en ocasiones cambios discursivos como el conocido “donde dije digo, digo Diego”. Esto genera un abismo hacia la duda: ¿entendiste mal la información? ¿Realmente te dijo lo que entendiste? O por el contrario, ¿se está retractando? no habrá manera de esclarecer la situación, en este momento hemos llegado al temido punto de no retorno, la palabra de uno contra la del otro. Por el contrario, la inmediatez de respuesta es sin duda la mejor característica de este sistema, cosa que no pasa con el resto de vías de comunicación.

El correo electrónico, sin embargo, es un método que con una buena gestión puede ofrecer unos resultados excelentes, a la par que proporciona un posible salvavidas frente a malentendidos, al permanecer escrito In saecula saeculorum. El mayor problema en este segundo método suele residir en la sobreinformación. El recibir una ingente cantidad de correos al día, junto con una mala organización del mismo, puede acarrearnos un tremendo caos a la hora de intentar buscar alguna información concreta en ese mar de correos antiguos. Los hilos de mensajes largos también tienen su miga ocasionando, a veces, que la información quede sepultada. Como es bien conocido, uno de los ingredientes principales de una buena comunicación es la idea principal del mensaje. El correo electrónico, tiene un lugar extraordinario destinado a esto: el asunto del correo. Si existe y está ahí, por algo será, y al no utilizarlo bien, difícilmente podremos filtrar para buscar lo que se pretende, generando gran crispación. Por último, hay que tener especial cuidado con las direcciones de correo de los destinatarios. En muchas ocasiones habrá participantes abandonados por el camino por olvido a la hora de incluir las direcciones, o por el contrario, puede ser incluido en el mensaje alguien no implicado en el proyecto por error. Con este sistema, basta con que uno no preste toda la atención necesaria en estos pequeños detalles para que el flujo de información empiece a corromperse y tengamos la información incompleta.

A día de hoy, con el fin de escapar de los problemas arriba mencionados, surgen alternativas útiles y ágiles para la gestión de comunicación en los proyectos que facilitan la colaboración y que generan un adecuado flujo de trabajo en cuanto a la información y comunicación se refiere. Estas herramientas centralizan la comunicación mediante una sola vía y brindan la posibilidad de acceder a ella en cualquier momento de manera sencilla. Hay infinidad de herramientas, gratuitas o de pago, donde se basa la gestión de las comunicaciones y actividades en la aplicación de metodología Kanban bajo un enfoque Lean. Como ventajas, facilita de forma visual el estado de evolución del proyecto. A pesar de ello, el recorrido que nos queda es largo. A partir de ahora, parte de nuestro trabajo será también convencer a los diferentes técnicos colaboradores del proyecto de que este método funciona. Yo, desde mi experiencia personal, puedo decir que ha sido muy satisfactorio utilizar este tipo de herramientas y ha facilitado la comunicación y la gestión de información, obteniendo así mejores tiempos y resultados.