Comunicación en proyectos – Nuevas herramientas

Actualmente existen un sin fin de programas, aplicaciones o páginas web, que proporcionan una gestión de comunicación más eficiente que los métodos tradicionales. Esta abundancia dificulta la transición, ya que por lo general, las personas no suelen querer salir de su zona de confort y desconfían de los desconocido, sin llegar a ver las ventajas que aportan. Bajo mi punto de vista, no hay que temer a los cambios, ni a las nuevas tecnologías, más aún cuando con ellas obtenemos unos beneficios que hacen que nuestro trabajo más sencillo.

El fin de esta entrada no es el de realizar ninguna promoción de alguna herramienta en concreto, sino explicar la experiencia obtenida por su uso y reflejar los beneficios obtenidos. No obstante, para constatar las eficiencia de ellas, he de centrarme en la que, desde Innyco, hemos puesto en práctica. La elegida para la comunicación y administración de proyectos ha sido ha sido el software Trello.

La aplicación basa la gestión de las comunicaciones y actividades mediante la metodología Kanban, pudiendo realizar el registro de actividades a través de tarjetas virtuales, donde podemos organizar las tareas, incluyendo comentarios, adjuntado archivos, planificando trabajos,… y todo ello compartido con el equipo de trabajo que participa en el proyecto.

Primeramente, comentar que es muy cómodo que todo lo relativo al proyecto este ubicado en un solo tablero (se pueden crear tantos tableros, como proyectos se estén desarrollando); almacenando la información en un único espacio. Dentro de cada tablero, se dividirán los procesos en columnas, en las que se especifica el estado en el que se encuentran las actividades (ej.: No comenzado-En proceso-Terminado). En cada columna, ubicamos las diferentes tareas a realizar, que en un inicio estarán ubicadas en la columna de No comenzado, y las cuales se irán desplazando de columnas, según se vaya trabajando en ellas. A la finalización de el proyecto, todas las etiquetas estarán ubicadas en la columna Terminado, pero durante el transcurso de periodo de trabajo, el tablero mostrará de forma visual, el estado en el que se encuentra el proyecto. El tablero se puede personalizar y crear tantas columnas y etiquetas como se crea conveniente, he intentado simplificar el ejemplo, para la compresión.