La presente entrada se escribe como continuación de la anterior: Plan estratégico (II) – Definir los objetivos.
“Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Esta potente afirmación pertenece al físico y matemático William Thomson Kelvin. En las entradas anteriores de la serie “Plan Estratégico” se ha visto la importancia de un correcto posicionamiento estratégico, coherente a los intereses de la empresa, y la necesidad de definir correctamente los objetivos que persigue el Plan. Se ha dado, por tanto, respuesta a la primera parte de la afirmación de Lord Kelvin.
Sin embargo, si no se siguiera más allá, y se dejase el trabajo en esa fase, se estaría cometiendo un grave error. El Plan Estratégico nacería “muerto”, condenado a no poder realizar un adecuado seguimiento, sin métricas de control, y se “degradaría”.
Por este razonamiento, una vez se han establecido los objetivos alineados a las líneas maestras del Plan Estratégico, se debe establecer un procedimiento de seguimiento y control al mismo. El plazo de vigencia oscila entre 1 a 5 años. Incluso determinadas empresas alargan el plazo hasta los 10 años. Se tratan de acciones potentes de desarrollo de la I+D+i de la compañía, y que implican un trabajo importante a desarrollar, por lo que se recomienda que no se “escatime” en el periodo de aplicación.
Al ser periodos de varios años, lo que no se puede pretender es que la validación y control de los objetivos se realice al final; se estaría cometiendo el error de no controlar el estado de los objetivos y tareas, pudiendo provocar el incumplimiento de la mayoría de objetivos, o el estar dedicando demasiados recursos para la consecución de los mismos cuando el plazo para ello es más amplio.
Así, dado el amplio plazo de vigencia de un Plan Estratégico, se planifica qué propósitos de desarrollo se irán desarrollando en primer lugar, dando tiempos coherentes y lógicos para su consecución. Y será a partir de esta línea temporal que se controle de manera eficiente el estado de desarrollo del Plan.
Se deben realizar diferentes controles durante el ciclo de vida del Plan Estratégico. En nuestra experiencia, recomendamos como mínimo:
- Seguimiento Anual: Elaboración de un informe que valore el estado de aplicación global del Plan Estratégico. En el mismo se debe puntuar y analizar cómo se encuentra la aplicación de los diferentes propósitos de desarrollo, y cómo están dando respuesta a las líneas estratégicas identificadas
- Seguimiento por línea: En una escala temporal inferior, se recomienda desglosar cada propósito de desarrollo en diferentes objetivos específicos que permitan una mejor valoración del estado de las actividades. Así se logra identificar mejor los trabajos a desarrollar en cada fase de aplicación del Plan, y facilita su seguimiento y control
- Cada objetivo específico se desglosa posteriormente en las acciones mínimas que se necesitan realizar para conseguir alcanzarlo, e ir dando cumplimiento de las líneas de investigación y desarrollo planteadas en el Plan.
Vinculando el cronograma con este desglose de actividades, se realizará mensualmente un informe del estado de las acciones en desarrollo; trimestralmente el seguimiento de los objetivos en marcha, y anualmente el informe de seguimiento que permite valorar el grado de aplicación global.
Gracias a que los objetivos del Plan se han generado siguiendo el criterio “SMART”, facilita su seguimiento y puntuación. De cada acción individual, se analizará
- Grado de Avance [0-5]: Indica el desarrollo del Plan, valorando la puesta en marcha de las acciones.
- Grado de Ejecución [%]: Ayuda a comprender de manera visual el porcentaje de actividades ejecutadas.
- Grado de Impacto [0-5]: Valoración del impacto conseguido con la aplicación de las acciones, objetivos y propósitos en el día a día de la empresa.
- Grado de Eficacia [1-25]: Combinación del Grado de Avance y el Grado de Impacto. Valora qué actividades de las que se han propuesto durante el Plan Estratégico han tenido una acción positiva para la empresa, y cuáles no.
De esta manera se sientan las bases de un control y seguimiento de las actividades del Plan de forma continua, facilitando una potente herramienta para la valoración del estado de aplicación del mismo y dando un argumento más para la toma de decisión. Y, siguiendo el razonamiento con el que iniciábamos la entrada, buscando dotar al Plan de técnicas que midan su aplicación, y permitan mejorar, evitando estancarse, y por tanto, “degradarse”.
Asier Latorre Úriz
- 03/05/2023
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